תכנית עבודה

פעילות התאגיד מכוונת על ידי האסטרטגיה שבחר בה. ואולם, על מנת להתקדם ולהשיג את המטרה שהציב לעצמו יש לקבוע תוכנית עבודה הנגזרת ממספר שאלות בסיסיות. לדוגמא: כיצד אנחנו רואים את התפתחות התאגיד בשנים הקרובות ומהם הכיוונים הרלוונטיים עבורנו? האם התאגיד ימשיך לעסוק בפעילות הקלאסית זו שממנה התחיל פעילותו או שהוא צריך לשנות תחום עיסוק? או להגיע לפעילויות חדשות, מוצרים חדשים, שווקים חדשים וכד’.

שאלה נוספת אשר מעוררת דיונים נרחבים היא האם ראוי לייצר תכנית רב שנתית או שבעידן הדינמי בו המציאות משתנה בקצב מהיר אין בכך תועלת רבה. ואם כן ליצר תכנית רב שנתית לכמה שנים יש לכוונה. דבר אחד ברור עצם העיסוק בתכנית, יוצר בתאגיד חשיבה משותפת, עיסוק בכל הדברים הרלוונטיים ומיקוד בעיקר הנושאים החשובים להישרדות התאגיד.

אבני דרך: קביעת אבני דרך לתכנית הנה דבר הכרחי בין אם מדובר בתכנית ארוכה או קצרה. אבני הדרך צריכות לסמן לוחות זמנים, מכשולים ומבחני הצלחה על ציר ההתקדמות, בין אם מדובר למשל בנקודה בה קיבלנו היתרים או אישור רגולטורי, רישיונות וכד’ לפעילות ובין אם השגנו מטרתה שהצבנו לעצמנו או לא השגנו ויש לעבור לתכנית ב’ ולעקוף את המכשול.

יש לדעת כי בסופו של דבר, כל תכנית דורשת התייחסות למספר נושאים במקביל. כך למשל קידום תוכנית פיתוח או כניסה לשווקים ומדינות חדשות, תהיה תלויה בפיתוח ההון האנושי, במימון וכד’. לכן חשוב להתייחס בבניית התכנית לויסות משאבים, תיאום בין הגורמים השונים שצריכים להתקדם במקביל ולתלות ביניהם. התכנון צריך לתת מענה ולתיאום בין כל המרכיבים המשפיעים על הדרך בה בחר התאגיד להתקדם.

ניהול תוכנית עבודה רב-שנתית אינו “עוד” ניהול פרוייקט עבור התאגיד. לכן, את תכנית העבודה מי שינהל ויוביל הוא המנכ”ל והוא זה שיהיה אחראי לביצועה. הסיבה לכך ברורה: כדי לנהל תוכנית עבודה רב-שנתית של התאגיד דרושה ראייה ואחריות כוללת על כל הנעשה בתאגיד ורק למנכ”ל ישנה הזוית והיכולת הזו.

ראו למשל את רשות החברות הממשלתיות אשר בעבר הנחתה את החברות הממשלתיות בהנחיה כי הדירקטוריון יקיים ישיבה שעל סדר יומה קביעת נוהל עריכה ומעקב אחר ביצוע תכניות העבודה:

החברה תעביר את טיוטת הנוהל האמור לידי הרשות לפחות שבועיים לפני מועד הדיון בה בדירקטוריון.

הרשות ציינה כי היא סבורה שעל הנוהל לכלול, לכל הפחות, התייחסות לעניינים הבאים:

לוחות זמנים ואבני דרך לעריכה ואישור תכניות העבודה השנתיות.

הגדרת אחראיים לביצוע בכל אחד משלבי עריכת תכניות העבודה ודוח הביצוע לרבות האחראים לעריכתם ולאישורם.

הגדרת בקרות על נכונות ועל שלמות המידע המוגש להנהלה ולדירקטוריון ועל סבירות ההנחות.

הגדרת נסיבות לעדכון התקציב ואופן ביצוע העדכון.

הגדרת הליך בדיקה עצמית על ביצוע התכנון, לרבות בחינת דיוק התחזיות, והסקת מסקנות.

אנחנו חוזרים ומדגישים, בכל הקשור לממשל תאגידי בחברות ותאגידים אחרים, השוק הפרטי צריך ויכול לאמץ לא מעט סטנדרטים של התנהלות מהמגזר הציבורי.